Положення

про відділ діловодства та контролю за зверненнями громадян

Управління праці і соціального захисту населення

Слов’янської міської ради

І.Загальні положення

1.1. Відділ діловодства та контролю за зверненнями громадян (далі - Відділ) є структурним підрозділом Управління праці і соціального захисту населення Слов’янської міської ради (далі – Управління), який утворюється наказом начальника Управління, з метою вдосконалення діловодства та організації роботи зі зверненнями громадян в Управлінні; господарського та матеріально - технічного забезпечення працівників Управління, створення належних умов праці, забезпечення організації поточних ремонтів службових приміщень.

Відділ підпорядковується першому заступнику начальника Управління.

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Постановами Верховної Ради України, Указами і розпорядженнями Президента України, прийнятими відповідно до Конституції України та законів України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства праці і соціальної політики, Головного Управління праці і соціального захисту населення, рішеннями облради та розпорядженнями голови Донецької облдержадміністрації, рішеннями міської Ради та її виконавчого комітету, наказами начальника Управління, а також цим Положенням.

1.3. Відділ має печатку та використовує штампи.

 

ІІ. Структура та порядок утворення Відділу

2.1. Структура відділу утворюється за поданням першого заступника начальника Управління в межах загальної чисельності працівників.

2.2. Відділ структурних підрозділів не має.

 

ІІІ. Завдання Відділу

Основні завдання відділу :

3.1. Документаційне забезпечення діяльності Управління.

3.2. Організація діловодства в Управлінні.

3.3. Ведення архівної справи Управління.

3.4. Господарське та матеріально – технічне забезпечення працівників Управління.

 

ІV. Функції Відділу

4. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

- здійснює попередній розгляд пропозицій, заяв, скарг громадян, одержаних поштою та на особистому прийомі;

- забезпечує реєстрацію і облік усних та письмових звернень громадян;

- інформує керівництво про стан роботи із зверненнями громадян;

- здійснює контроль за виконанням відділами документів, доручень щодо вирішення питань, які порушувались громадянами усно та письмово;

- готує аналітичні та інформаційні матеріали для начальника Управління про хід виконання контрольних документів та звернень громадян;

- надає структурним підрозділам Управління попереджувальні матеріали щодо термінів виконання контрольних документів та звернень громадян;

- готує матеріали з питань роботи із зверненнями громадян та виконавської дисципліни;

- організовує особистий та виїзний прийом громадян начальника та його заступників, телефонний зв'язок «Пряма лінія», розробляє графік прийому, веде облік доручень і вказівок, даних на прийомі та здійснює контроль за їх виконанням;

- організовує функціонування телефонного зв’язку з населенням «Телефон довіри»;

- здійснює прийом, реєстрацію, попередній розгляд, облік вхідної кореспонденції і передає її відповідно до розподілу обов’язків керівництву Управління та виконавцям;

- здійснює прийом, реєстрацію, облік і відправку вихідної документації;

- забезпечує організацію діловодства в Управлінні згідно Інструкції з діловодства;

- розробляє інструкції, методичні рекомендації щодо застосування законодавства про звернення громадян і ведення діловодства по зверненням та надає з цих питань практичну та методичну допомогу;

- готує проекти наказів начальника Управління з питань, що належать до компетенції відділу;

- готує плани роботи Управління і звіти з питань, що належать до компетенції відділу;

- складає протоколи нарад начальника Управління;

- організовує роботу комісії з питань розгляду звернень громадян, готує матеріали на розгляд комісії;

- оприлюднює в засобах масової інформації аналітичні довідки про стан роботи із зверненнями громадян, графіки особистого, виїзного прийому та графік телефонного зв'язку «Пряма лінія»;

- складає зведену номенклатуру справ Управління та погоджує її з керівником архівного відділу виконкому;

- забезпечує роботу з обліку архівних справ в Управлінні, приймає та реєструє документи, які надійшли на зберігання від структурних підрозділів Управління, роботу з якими у діловодстві закінчено;

- готує документи до передачі в архів Управління, в тому числі організує експертизу цінності документів;

- видає архівні документи, копії готує необхідні довідки;

- приймає участь у складанні актів використання Управлінням електричної енергії, водопостачання і водовідведення, теплоенергії;

- керує роботою обслуговуючого персоналу;

- контролює своєчасне прибирання приміщень, відповідно до санітарних норм і правил, а також прибирання прилеглої території;

- підтримує в належному стані архітектурно-художнє оформлення фасаду будівлі Управління, організовує виконання робіт з благоустрою, контролю за дотриманням порядку у відділах і холах Управління;

- стежить за робочим станом системи каналізації, опалення, вентиляції, електромережі тощо. Вживає заходів щодо усунення несправностей та аварій;

- стежить за зберіганням технічних засобів і господарського інвентарю, його відновлення, поповнення, раціональною експлуатацією;

- забезпечує працівників канцелярськими приладами і предметами господарського вжитку;

- стежить за належним станом майна Управління, обладнанням і протипожежними засобами.

- відповідає виготовлення/знищення та видачу печаток та штампів керівникам структурних підрозділів Управління та їх щорічну інвентаризацію.

 

V. Повноваження відділу

5. Відділ виконує власні і делеговані повноваження:

5.1. Власні повноваження:

- приймає участь у роботі комісії УПСЗН з експертизи наукової і практичної цінності архівних документів;

- контролює додержання правил протипожежного захисту в приміщенні архіву.

5.2. Делеговані повноваження:

- здійснює контроль за організацією загального діловодства в УПСЗН;

- здійснює контроль за виконанням заходів щодо вдосконалення діловодства, організації роботи спеціалістів структурних підрозділів з письмовими зверненнями громадян;

- здійснює контроль за строками виконання письмових звернень громадян відповідно до вимог Закону України “Про звернення громадян”, обліком письмових звернень громадян;

- господарське та матеріально-технічне забезпечення працівників Управління, створення належних умов праці, забезпечення організації поточних ремонтів службових приміщень;

 

VІ. Відділ має право

6.1. Вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи та повноважень відділу.

6.2. Контролювати виконання заходів щодо вдосконалення діловодства, організації роботи спеціалістів структурних підрозділів з письмовими зверненнями громадян.

6.3. Контролювати строки виконання письмових звернень громадян відповідно до вимог Закону України “Про звернення громадян”, вести облік письмових звернень громадян.

6.4. Повертати на доопрацювання проекти наказів начальника Управління і додатки до них, відповіді на звернення громадян, підприємств, установ та організацій у випадку порушення Інструкцій з діловодства, наявності помилок редакційного і граматичного характеру.

6.5. Контролювати виконання доручень, які надаються начальником Управління і заступником начальника Управління на особистому прийомі громадян.

6.6. Приймати участь у роботі комісії УПСЗН з експертизи наукової і практичної цінності архівних документів;

6.7. Стежити за станом документів, своєчасним їх відновленням, додержанням у приміщенні архіву Управління умов, необхідних для забезпечення їх збереження;

6.8. Контролювати додержання правил протипожежного захисту в приміщенні архіву.

 

VIІ. Керівництво Відділу

7.1. Відділ очолює начальник, який призначається та звільняється з посади начальником Управління праці і соціального захисту населення, за поданням першого заступника начальника Управління (куратора).

7.2. Начальник Відділу:

7.2.1. Забезпечує виконання завдань, покладених на Відділ;

7.2.2. Подає начальнику Управління пропозиції узгоджені з куратором щодо прийняття та роботу, переведення, звільнення працівників Відділу, їх заохочення або притягнення до відповідальності згідно з чинним законодавством.

7.2.3. Розробляє Положення про Відділ, номенклатуру справ Відділу, план роботи, навчання та документообігу, посадові інструкції працівників Відділу та контролює їх виконання.

7.2.4. Здійснює керівництво діяльністю Відділу, несе персональну відповідальність за виконанням покладених на Відділ завдань та обов’язків.

7.2.5. Розподіляє між працівниками відділу службові обов’язкові і контролює їх виконання і дотримання працівниками трудової дисципліни.

7.2.6. Здійснює аналітичну роботу з питань документообігу в Управлінні та його структурних підрозділах, організації особистого прийому громадян керівництвом Управління.

7.2.7. Здійснює інші дії, пов’язані з діяльністю відділу в межах повноважень, встановлених даним Положенням.

7.2.8. Несе відповідальність за використання майна Відділу, комп’ютерну техніку, охорону праці, виробничу санітарію, електробезпеку та пожежну безпеку.

7.2.9. У випадку відсутності начальника відділу його обов’язки виконує головний спеціаліст.

 

VIIІ. Взаємодія Відділу

8.1. Відділ під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами Управління, виконавчими органами міської ради, а також підприємствами, установами, організаціями, громадянами та їх об’єднаннями.

 

ІХ. Відповідальність

9.1. За невиконання та неналежне виконання завдань та функцій працівники Відділу несуть відповідальність, передбачену чинним законодавством.

 

Х. Матеріально – фінансова основа діяльності Відділу

10.1. Відділ утримується за рахунок коштів місцевого бюджету.

10.2. Гранична чисельність Відділу затверджується наказом начальника Управління.

10.3. За збереження товаро–матеріальних цінностей у Відділі несе відповідальність начальник Відділу та кожен спеціаліст персонально.